Електронний підпис і обмін документами безкоштовно

Наприкінці місяця у бухгалтера одна й та сама робота: пачка актів, накладних і рахунків, які треба підписати й розіслати. А потім ще якийсь час чекати, поки контрагенти підпишуть у відповідь.

У DocaAI (Дока АІ) ця частина роботи безкоштовна. Підписання та обмін документами доступні всім користувачам, без обмежень за кількістю документів і без окремої плати за підпис. Це не пробний період на два тижні й не пакет «сто документів на місяць».

Безкоштовно — і без лічильника документів

Один акт чи триста актів — умови однакові. Немає доплати, якщо місяць видався щільним, і немає ситуації, коли ліміт закінчився саме тоді, коли треба закривати період.

Підпис — це ваш власний ключ, отриманий у податковій, банку чи в акредитованого надавача. Ми його не продаємо. Наше завдання — зробити зручним усе довкола нього: показати документ, зібрати підписи, доставити контрагенту, показати статус.

Контрагенту теж безкоштовно — і без реєстрації

Обмін документами працює лише тоді, коли в ньому бере участь друга сторона.

Якщо постачальнику, щоб підписати ваш акт, треба десь зареєструватися, щось встановити й ще за це заплатити, — швидше за все, він цього не зробить і попросить паперовий примірник.

У нас друга сторона просто відкриває посилання й підписує своїм ключем. Без акаунта, без оплати, без встановлення програм. Тому підписані документи повертаються, а не зависають на тижні.

Відправка за кодом ЄДРПОУ

Ви вказуєте код ЄДРПОУ контрагента, далі система визначає канал сама:

• контрагент уже працює в DocaAI — документ лягає йому в кабінет;
• ще не працює — документ іде на пошту з посиланням на підписання.

У будь-якому разі документ буде доставлений, і в будь-якому разі його можна безкоштовно підписати у відповідь, маючи лише свій ключ. Заздалегідь з'ясовувати, у якій системі працює контрагент, не потрібно.

Далі видно, хто документ відкрив, хто підписав, а хто ще ні — і кому має сенс нагадати.

Ключі ми не зберігаємо

Файл ключа й пароль до нього не потрапляють на наш сервер. Підписання відбувається на вашому комп'ютері, до нас надходить уже готовий підпис.

Це і є основа безпеки: ключів у нас немає — ні ваших, ні ваших контрагентів, тож скористатися ними не може ніхто, включно з нами.

Підходять ключі будь-якого українського надавача. Окремо налаштовувати нічого не потрібно.

Оригінал документа не змінюється. Разом із ним ви отримуєте довідку про підписання: хто підписав, коли і з якими реквізитами — її можна показати аудитору, податковій або суду. Перевірити підпис можна і на державному порталі, не покладаючись на наші слова.

Не тільки підписання

Підпис — остання дія в ланцюжку. Поруч працює те, без чого закрити місяць не вийде:

• узгодження по ланцюжку: бухгалтер → директор → підпис → контрагент;
• внутрішнє візування без ключа;
• шаблони документів;
• створення пачки документів з файлу Excel;
• підписання всієї пачки одним введенням ключа;
• довідник контрагентів, нагадування й терміни;
• сторінка для прийому документів ззовні;
• скасування документа актом, а не видаленням.

Директор може підписати з телефона, зокрема через QR-код з екрана облікової програми.

Вхідні документи від контрагентів не доводиться заводити руками: DocaAI розпізнає первинку і перевіряє реквізити та суми ще до того, як вони потраплять в облік.

Як це виглядає в кінці місяця

Було: 60 актів на однакових умовах. Кожен сформувати, кожен підписати, кожному відправити, потім збирати підписані назад.

Стало: файл Excel із 60 рядками, пачка документів формується автоматично, один раз вводиться ключ на всі 60, розсилка йде за кодами ЄДРПОУ. Далі — список зі статусами: хто підписав, а кому нагадати.

Замість дня роботи — кілька хвилин.

Коротко

Підписання має бути доступним обом сторонам угоди, інакше воно не працює: одна сторона підписує електронно, а друга все одно везе папір. Тому підпис і обмін документами в DocaAI безкоштовні, без обмежень і доступні всім користувачам — і вам, і вашим контрагентам.

Подивитися, як це влаштовано: сторінка про електронний підпис.