Оплата рахунків постачальників: від PDF до готової платіжки в банку

Оплата рахунку постачальника — це переписування. IBAN із двадцяти дев'яти символів, код ЄДРПОУ, сума, номер і дата рахунку в призначенні платежу. Усе це вже надруковано в документі, але в банк потрапляє через руки людини.

Одна переплутана цифра в IBAN — і банк платіж не прийме. Гірший випадок — коли реквізити правильні за формою, але чужі: рахунок прийшов із підміненим IBAN, і гроші пішли не постачальнику.

У DocaAI (Дока АІ) ця частина роботи автоматизована: реквізити ніхто не набирає, платіж проходить перевірки, які вручну зазвичай не роблять, і з'являється у вашому банкінгу готовою чернеткою. Останній рух — ваш.

Як рахунок стає платіжкою

1. Рахунок потрапляє в кабінет: ви завантажуєте його самі, кладете у теку на комп'ютері або він приходить з інтеграції. Підходить PDF, скан і фото.
2. Система розпізнає документ і, якщо ви натискаєте «Оплатити», складає чернетку платежу: отримувач, його код, IBAN, сума, призначення.
3. Чернетка проходить перевірки. Усе гаразд — платіж іде в чергу. Ні — зупиняється з поясненням, що саме не так.
4. Платіж з'являється чернеткою у вашому банкінгу. Ви відкриваєте Приват24, бачите готову платіжку з заповненими реквізитами й підписуєте її.
5. Статус «Оплачено» в кабінеті ставиться лише після відповіді банку, а не в момент відправки. Квитанція підтягується туди ж, до документа.

Оплата не є окремим режимом роботи: це дія на документі в «Розпізнаванні» плюс пункт «Платежі», де зверху стоїть смуга «Потребує дії» — усе, що чекає на вас. Налаштування лежать у профілі, на вкладці «Оплати».

Рахунок, який приліз із теки чи інтеграції, сам в оплату не йде: автоматичне створення платежу з теки типово вимкнене, і платіж починається з вашого натискання.

Що перевіряється до того, як платіж піде в банк

Форма реквізитів. Контрольне число IBAN і контрольна цифра коду ЄДРПОУ або РНОКПП. Це відсікає помилки розпізнавання та одруківки в самому рахунку.

Реквізити справді є в документі. IBAN і код отримувача мають бути в тексті рахунку. Для фото і сканів документ зчитується вдруге, незалежним розпізнаванням, і результати звіряються: IBAN, код, сума, номер. Не збіглися — платіж іде на перегляд. Витяг ніколи не звіряє сам себе.

Дублі. Якщо за останні 30 днів уже був платіж тому самому контрагенту з тим самим номером рахунку і сумою, система зупинить повторний.

Новий отримувач або новий IBAN. Перший платіж новому контрагенту завжди чекає вашого підтвердження. Так само — якщо у знайомого постачальника раптом змінився рахунок. Саме так виглядає шахрайство з підміною реквізитів: лист нібито від постачальника, той самий логотип, інший IBAN. Після вашого підтвердження пара «код — IBAN» стає довіреною, і наступні платежі на неї проходять без зупинки.

Платіж із помилковими реквізитами підтвердити не можна взагалі — лише виправити документ або скасувати.

Два способи довести платіж до банку

Через програму на вашому комп'ютері. Підпис і зв'язок із банком виконує агент — невелика програма для Windows, яка працює на машині того, хто розпоряджається ключем. Ключ, пароль до нього і доступ до банку лежать у зашифрованому сховищі на цьому комп'ютері й на сервер DocaAI не передаються. Агент не вірить серверу на слово: кожне завдання приходить підписаним, і агент сам перевіряє його та ще раз застосовує ваші правила, перш ніж щось підписати.

Без програми. Другий шлях не вимагає нічого ставити: компанія віддає токен банківського API, і чернетку в банкінгу створює сервер. Токен зберігається зашифрованим, назовні не віддається — в інтерфейсі видно лише останні цифри. Цей шлях поки відкритий у режимі пілота, за окремим дозволом.

В обох випадках результат на сьогодні однаковий і перевірений: платіжка лягає чернеткою у ваш банкінг, а підписуєте й відправляєте ви. Наскрізна відправка без заходу в банк уже зроблена технічно, але ми не називаємо її робочою, поки не проведемо так реальні платежі.

З банків сьогодні перевірений наживо ПриватБанк (через «Автоклієнт»). monobank підключений як другий банк і працює в пілоті.

Правила, які ви задаєте наперед

• ліміт на один платіж і на добу;
• скільки платежів можна відправити за годину;
• перелік довірених отримувачів;
• режим сухого прогону: система проходить увесь шлях, але в банк нічого не відправляє — так перевіряють налаштування на своїх документах;
• вимикач: зупинити платежі однієї компанії або всю роботу агента можна одним перемиканням.

Типово кожен платіж іде після вашої дії. Послаблювати це має сенс лише тоді, коли правила налаштовані й ви бачили, як система поводиться на ваших рахунках.

Кому це знімає найбільше роботи

Бухгалтерській фірмі. Один агент обслуговує кілька компаній: рахунки клієнтів розкладаються за кодом платника, для кожної компанії — свої ліміти й свої довірені отримувачі. Бухгалтер не заходить у клієнтський банк і не тримає клієнтських ключів.

Власнику малого бізнесу. Рахунок сфотографовано — платіжка в Приват24 готова до підпису. Набирати реквізити руками не потрібно.

Що потрібно для початку

• рахунок у ПриватБанку з підключеним «Автоклієнтом» (або доступ до API банку, якщо йдете без програми);
• комп'ютер із Windows, якщо обираєте шлях з агентом;
• ваш ключ електронного підпису.

Якщо рахунки постачальників ви вже заводите в облік через DocaAI, оплата — наступний крок із тим самим документом. Про перший крок читайте в статті «Автоматичне заведення рахунків постачальників в облік», а про ручну перевірку реквізитів — «Перевірка реквізитів і сум у первинці».