Перевірка реквізитів і сум у первинці — що звірити до заведення в облік

Помилку в первинному документі дешево виправити рівно один раз — до того, як він потрапив в облік. Після проведення та ж сама розбіжність у сумі тягне коригування, звірку з контрагентом, а іноді й уточнення звітності.

Нижче — практичний чекліст: що саме дивитись у документі постачальника, які помилки трапляються найчастіше і що з цього можна перекласти на машину.

Обов'язкові реквізити: документ або є, або його немає

Закон про бухгалтерський облік вимагає, щоб первинний документ містив мінімальний набір відомостей, без якого він взагалі не є підставою для запису в обліку. На практиці це:

назва документа і його номер;
дата складання;
назва підприємства, від імені якого складено документ;
зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру;
посади та прізвища осіб, які брали участь у здійсненні операції.

Перевірка тут проста за формою і болюча за наслідками: якщо якогось із цих полів фізично немає в документі, домалювати його заднім числом уже не вийде — треба просити у контрагента переоформлений примірник. Тому перше, що варто робити з новою пачкою документів, — не рахувати суми, а відсіяти ті, де просто бракує полів.

Найчастіші дірки: документ без номера, документ без дати складання і документ, у якому зазначено лише «послуги згідно з договором» без опису змісту операції — з такого формулювання неможливо зрозуміти, що саме придбано.

ЄДРПОУ та ІПН: цифри, які перевіряються без контрагента

Код ЄДРПОУ — вісім цифр, індивідуальний податковий номер — дванадцять для юридичної особи і десять для фізичної особи-підприємця. Обидва мають контрольний розряд, тобто помилку в одній цифрі видно арифметично, ще до звірки з реєстром.

Що перевіряти:

Довжину. Скорочений до семи цифр ЄДРПОУ — типовий наслідок втрати першого нуля при вивантаженні з Excel.
Контрольний розряд. Дає змогу зловити перестановку сусідніх цифр — найпоширенішу друкарську помилку.
Збіг із карткою контрагента. Назва в документі може бути записана як завгодно — «ТОВ Ромашка», «Ромашка, ТОВ», з лапками і без. Ідентифікує контрагента код, а не назва.
Наявність ІПН, якщо в документі є ПДВ. Сума податку є, а номер платника не зазначений — документ до податкового кредиту непридатний.

Окремий випадок — контрагент без ПДВ: ставка 20 % у документі неплатника є приводом зателефонувати постачальнику, а не проводити як є.

Номер і дата: де ховається дубль

Дата визначає період, у якому операція потрапляє в облік, тому дві класичні проблеми виглядають так.

Документ «з минулого місяця», який приїхав сьогодні. Питання не в тому, коли ви його отримали, а в тому, коли відбулась операція. Пачка таких документів наприкінці кварталу — привід перевірити, чи не зачіпають вони вже закритий період.

Дубль. Один документ заводять двічі: спершу зі скана з пошти, потім з оригіналу, який привіз водій. Захист тут один — контроль пари «контрагент + номер + дата» на унікальність. Причому номер треба нормалізувати: «№ 1054», «1054», «0001054» і «1054/1» — це три однакові документи і один різний, і людське око плутає їх регулярно.

Арифметика: суми, ПДВ, кількість × ціна

Це та частина перевірки, яку люди роблять найгірше, бо вона монотонна. Мінімальний набір звірок:

По кожному рядку: кількість × ціна = сума рядка (з урахуванням правил округлення).
Сума всіх рядків = підсумок «без ПДВ».
ПДВ = база × ставка, з допустимим відхиленням у копійки на округленнях.
«Разом до сплати» = база + ПДВ.
Сума прописом, якщо вона є, збігається з цифрою.

Найтиповіші знахідки: розбіжність у копійки через різний порядок округлення (постачальник округлює кожен рядок, ви — підсумок); накладна, у якій підсумок правильний, а один рядок «з'їхав» після ручного правлення в Excel; ставка ПДВ, застосована не до всіх позицій, коли в документі є і 20 %, і 0 %.

Відповідність договору

Документ може бути бездоганним за формою і все одно неправильним. Тому остання звірка — зі змістом угоди:

ціна в документі відповідає узгодженій у договорі чи специфікації;
номенклатура входить у предмет договору, а не «до нього додали ще дещо»;
умови оплати й валюта збігаються;
посилання на договір у документі веде на чинний договір, а не на торішній, який уже перекритий новим.

Розбіжність у ціні — найчастіша причина суперечок із постачальником, і виявити її на етапі заведення документа дешевше, ніж під час річної звірки.

Що з цього віддати машині

Практично весь список вище ділиться на дві частини. Перевірки, які потребують знання угоди й здорового глузду, лишаються за людиною. Перевірки, які мають однозначну відповідь — довжина коду, контрольний розряд, арифметика, дублі, наявність обов'язкових полів, — не потребують людини взагалі й саме тому виконуються нею погано.

Автоматична валідація працює за одним принципом: документ не «розпізнано успішно», а «розпізнано і перевірено». У DocaAI витягнуті дані одразу проганяються через звірку сум і реквізитів, а номенклатура зіставляється з довідником за порогами схожості: збіг вище 0.90 приймається автоматично, від 0.70 до 0.90 — виноситься людині на підтвердження, нижче — вважається новою позицією. Такий поділ важливіший за будь-які цифри точності в рекламі: сенс не в тому, щоб машина ніколи не помилялась, а в тому, щоб сумнівні випадки завжди були видимі.

На вхід приймаються PDF, JPG, PNG, TIFF, WEBP, XLS і DOC розміром до 50 МБ — тобто і скани, і фото з телефона, і вивантаження з чужої системи. Далі перевірені дані йдуть в облік: через обробку для BAS/1С або через REST API з вебхуками, документація — на docaai.com/api-docs.

З чого почати

Не переводьте на новий процес усю первинку одразу. Візьміть пачку документів одного постачальника за минулий місяць, прожене її через перевірку і порівняйте з тим, що вже заведено в обліку руками. Дві-три знайдені розбіжності скажуть про якість вашого поточного контролю більше, ніж будь-яка презентація. У DocaAI перші три документи обробляються безкоштовно — цього достатньо, щоб побачити результат на власних накладних.